Prowadząc działalność gospodarczą, uzyskujemy przychody. Nie unikniemy również kosztów, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, zwanymi kosztami uzyskania przychodów. W polskim koszty uzyskania przychodówprawie wyróżniamy dwa rodzaje podatków dochodowych: PIT – podatek dochodowy od osób fizycznych, oraz CIT – podatek dochodowy od osób prawnych. Wszelkie koszty związane z uzyskaniem przychodów możemy zatem odliczyć od podatku VAT, jeśli nie znalazły swojego zapisu w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, oraz art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Na szczęście lista wydatków, których nie można odliczyć od podatku jest ograniczona. Nie istnieje natomiast zamknięta lista wydatków, które można odliczyć od podatku. Dlatego rolą Specjalisty ds. Księgowości jest odpowiednie klasyfikowanie owych wydatków.

Pomimo, że wielu przedsiębiorców stara się prowadzić księgowość we własnym zakresie, bazując na swojej skromnej wiedzy i minimalnym doświadczeniu, to jednak zdecydowana większość osób prowadzących firmę nie podejmuje się samodzielnie takiej działalności. W prowadzeniu rozliczeń księgowych, każdy nawet pozornie drobny błąd, może sporo kosztować – nie tylko stresów i nerwów, ale również lub przede wszystkim – pieniędzy.

A jeśli już samodzielnie chcemy ustalić co jest kosztem, a co nie jest, to musimy wziąć pod uwagę kilka zasad łącznie. Po pierwsze – wydatek został poniesiony – czyli został ujęty w księgach. Po drugie – celem poniesienia kosztu, były przychody, bądź ich zabezpieczenie. Po trzecie – koszty zostały poniesione wyłącznie przez podatnika. Po czwarte – koszt ten nie znajduje się w katalogu kosztów, które nie są kosztami uzyskania przychodów.